З метою вдосконалення порядку документування та організації роботи з документами, створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку та відбору на державне зберігання, дотримання вимог постанови Кабінету Міністрів України №55 від 17 січня 2018 року "Деякі питання документування управлінської діяльності", керуючись ст.ст. 40, 52 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», виконавчий комітет Піщанської сільської ради

В И Р І Ш И В : 

1. Затвердити Інструкцію з діловодства у виконавчих органах Піщанської сільської ради   згідно з додатком.
2. Загально-організаційному відділу сільської ради (Чуднівець О.Г.) ознайомити працівників апарату сільської ради з інструкцією з діловодства, здійснювати систематичний контроль за станом діловодства та надавати практичну допомогу в організації роботи з документами у виконавчих органах сільської ради.
3. Керівникам відділів сільської ради, в.о.старост забезпечити  дотримання вимог Інструкції з діловодства.
4. Усім посадовим особам та працівникам виконавчого апарату сільської ради в повсякденній роботі неухильно дотримуватися Інструкції з діловодства у Піщанській сільській раді.
5. Контроль за виконанням даного рішення покласти на керуючого справами Піщанської сільської ради Деревчук В.С.

Сільський голова                                                                              Д.А.Лисичкін

Додаток до рішення виконкому

Піщанської сільської ради

від  20.03.2019 року  № 25

ІНСТРУКЦІЯ

з діловодства у виконавчих органах Піщанської сільської ради

1. Загальні положення

1.1 Основним завданням Інструкції з діловодства у Піщанській сільській раді та її виконавчому органі є встановлення загальних правил і єдиного порядку документування, організації роботи з документами, скорочення їх кількості й підвищення якості підготовки документів, упорядкування документообігу та оптимізація роботи сільського голови, його заступників, секретаря ради,керуючого справами виконавчого комітету  ради, виконавчого апарату та  структурних підрозділів.

1.2 Інструкція з діловодства встановлює технологію створення або одержання документів, їхньої обробки, збереження і використання в поточній діяльності виконавчого комітету (далі - Інструкція).

Викладені в Інструкції правила та рекомендації розроблено відповідно до положень Конституції України, законів України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про доступ до публічної інформації», «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (зі змінами), нормативно-правових актів Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, а також відповідно до національних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.

1.3. Відповідальність за організацію діловодства у виконавчому комітеті сільської ради несуть сільський голова, заступники сільського голови, секретар ради, керуючий справами, посадові особи та працівники сільської ради.

1.4. Відповідальність за організацію діловодства в структурних підрозділах покладається на керівників цих структурних підрозділів та працівників виконкому, що забезпечують облік документів, проходження документів у встановлений термін, здійснюють ознайомлення інших працівників з нормативними і методичними документами з діловодства.

1.5. Працівники виконавчого комітету несуть відповідальність за виконання вимог Інструкції, своєчасний розгляд і підготовку документів, їх правильне оформлення й схоронність. У разі втрати службових документів потрібно негайно повідомити про це керуючого справами виконкому та особу, відповідальну за ведення діловодства виконкому. За невиконання або неналежне виконання вимог Інструкції на працівників виконавчого комітету може бути накладено дисциплінарне стягнення, якщо це закріплено у відповідних розділах їх посадових інструкцій.

1.6. Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів та інструкцій з діловодства покладається у виконавчому комітеті сільської ради на спеціаліста сільської ради відділу загально-організаційногозабезпечення виконавчого апарат ради.

1.7. Основними завданнями відповідальних працівників є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами у виконавчому комітеті з використанням сучасної комп’ютерної техніки, автоматизації технологічних процесів оброблення документів та скорочення кількості документів.

Відповідно до основного завдання відповідальні працівники з діловодства виконують такі функції:

• реалізують державну політику з організації діловодства в межах виконавчого комітету;
• розробляють і впроваджують індивідуальну інструкцію з діловодства та зведену номенклатуру справ;
• організовують, за дорученням керівництва, підготовку проектів організаційно-розпорядчих документів, забезпечують їх оформлення і видання;
• впроваджують національні стандарти, уніфіковані форми документів та інші нормативно-правові акти виконавчого комітету;
• контролюють виконання нормативних вимог щодо створення та відтворення інформації електронних документів;
• здійснюють контроль за підготовкою документів, їх своєчасним виконанням, вживають заходів щодо скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнюють та аналізують дані про хід і результати цієї роботи;
• здійснюють приймання, реєстрацію, облік, поточне зберігання, оперативний пошук, доставку документів, інформування за документами;
• реалізують єдиний порядок відбору, обліку, збереження, якості оброблення і використання документів, передання на державне зберігання;
• вдосконалюють форми і методи роботи з документами у виконавчому комітеті;
• організовують друкарське виготовлення, копіювання та тиражування документів;
• підвищують кваліфікацію працівників виконавчого комітету по роботі зі службовими документами;
• забезпечують зберігання документаційного фонду установи.

1.8. На відповідальних працівників з діловодства виконавчого комітету сільської ради покладається відповідальність надавати методичну допомогу з питань застосування Інструкції. У разі потреби вони організовують та проводять заняття, тренінги з іншими працівниками виконавчого апарату.

2.Документування управлінської діяльності виконавчого комітету сільської ради

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або електронних носіях управлінських дій.

Документування управлінської інформації – це створення документів, змістом яких є управлінська інформація. Відповідно документ – це інформація, зафіксована на матеріальному носії, а службовим документом є той, який створений в процесі діяльності виконавчого комітету. Більшу частина службових документів становить її управлінська документація, тобто система документації, що забезпечує виконання функцій управління.

Складання та оформлення службових документів

Службові документи, що складаються у виконавчому комітеті сільської ради, повинні мати обов’язкову для певного виду документа сукупність реквізитів, розташованих у визначеному відповідно до вимог державних стандартів згідно з формуляром-зразком організаційно-розпорядчих документів. Сукупність реквізитів повинна вказувати на належність документів виконавчому комітету сільської ради, забезпечувати їх юридичну повноцінність.

Постійними реквізитами виконавчого комітету, що використовуються при складанні службових документів є зображення Державного Герба України, назва держави – Україна, повна власна назва виконавчого комітету, а для окремих видів документів – повна поштова адреса.

Під час підготовки та оформлення конкретних видів документів, склад обов’язкових реквізитів, до яких, крім постійних, належать назва виду документа (не зазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, погодження, посилання на дату та індекс документа, відмітки про наявність додатків, відбиток печатки тощо, якщо цього вимагає призначення документа.

Нормативно-правові акти, які заносяться до державного реєстру, повинні мати у верхньому кутку після дати та номера акта чи грифа затвердження вільне місце (6×10) для напису про державну реєстрацію.

Управлінська діяльність виконавчих органів сільської ради здійснюється шляхом прийняття нормативних актів.

Прийняття нормативних актів визначається Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні». З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних виконавчих органів, можуть прийматися спільні нормативні акти.

Нормативні акти виконавчого комітету та ті, що надходять до сільської ради та виконавчого комітету від державних органів, доводяться до відома підприємств, установ та організацій, що діють на території сільської ради. При потребі надсилаються копії документів державних органів іншим виконавчим органам ради, підприємствам, установам та організаціям, незалежно від форм власності.

Документи, що видаються на підставі нормативних актів державних органів, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

Хід обговорення питань і рішення, що приймаються в колегіальних органах, на зборах, засіданнях та нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів, зроблених у ході засідань. Якщо хід засідання фіксується на магнітних або електронних носіях, після закінчення засідання записані на ній тексти виступів передруковуються і заносяться до протоколу.

Рішення колегіальних органів доводяться до відома виконавчих органів шляхом надсилання їм рішень виконавчого комітету, рішень комісій, документів. Нормативні акти сільського голови, виконавчого комітету виготовляються, обліковуються і передаються на зберігання архівному відділу у паперовому вигляді.

Виконавчий комітет сільської ради надсилає листи фізичним особам, суб’єктам господарювання за результатами їх розгляду. Переважно листування виконавчим комітетом сільської ради здійснюється у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументальний обмін інформацією, дати усні роз’яснення, вказівки (особисті або телефоном), провести інструктування тощо.

Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися телефоном та іншими видами зв’язку.

3.Приймання, розгляд і реєстрація кореспонденції

3.1. Приймання документів

3.1.1 Документи, що надходять до сільської ради та її виконавчого комітету на ім’я сільського голови, його заступників, секретаря   ради та керуючого справами виконавчого комітету, приймаються у приймальні сільської ради спеціалістом відділу загально-організаційного забезпечення виконавчого апарату сільської ради. .

3.1.2.Розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис «особисто» або адресовані тендерному комітету, комісіям тощо.

У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі.

При пошкодженні конверта, що надійшов на тендерний комітет, складається акт.

Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів до номерів на конверті.

3.1.3.Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені, виготовлені з порушенням Державного стандарту ДСТУ 4164-2003), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику з роз’ясненням причин неприйняття документа до розгляду.

3.2. Попередній розгляд документів

3.2.1. Усі документи, що надійшли до сільської ради, її виконавчого комітету та сільського голови, підлягають обов’язковому попередньому розгляду. Попередній розгляд здійснюється спеціалістом відділу загально-організаційного забезпечення виконавчого апарату сільської ради.

3.2.2. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов’язкового розгляду керівництвом сільської ради згідно з розподілом повноважень, визначення необхідності реєстрації документа та постановки на контроль.

3.2.3. Попередній розгляд документів повинен здійснюватися в день їх одержання або в перший робочий день в разі надходження їх у неробочий час. Доручення державних органів, телеграм, телефонограм розглядаються негайно.

3.2.4.Під час попереднього розгляду документів слід керуватися рішеннями виконавчого комітету про розподіл повноважень між сільським головою, його заступниками, секретарем ради та керуючим справами виконавчого комітету; посадовими інструкціями, номенклатурою справ.

3.2.5.Сільському голові в першу чергу передаються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, а також інші документи, згідно з його повноваженнями. Інші документи передаються заступникам сільського голови, керуючому справами виконавчого комітету згідно з розподілом повноважень.

3.2.6.Після розгляду документів сільським головою, заступниками сільського голови, керуючим справами виконавчого комітету спеціаліст відділу загально-організаційного забезпечення виконавчого апарату сільської ради.  вносить зміст резолюцій у відповідний реєстраційний журнал.

3.2.7.При необхідності розмноження документа спеціаліст  відділу загально-організаційного забезпечення виконавчого апарату сільської ради визначає кількість примірників для розсилки.

3.2.8.Доставка документів у виконавчі органи та посадовим особам здійснюється через спеціаліста відділу загально-організаційного забезпечення виконавчого апарату сільської ради.

3.3. Реєстрація документів

3.3.1.Реєстрація документа – це фіксування факту створення або надходження документа шляхом зазначення на ньому умовного позначення – реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстрах (Реєстраційних картках або журналах) необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням та оперативним використанням наявної у документах інформації.

У керуючого справами виконкому – реєструються рішення виконавчого комітету;

у секретаря ради – реєструються рішення сесій ради;

у спеціаліста сільської ради з питань  кадрової роботи – реєструються розпорядження сільського голови;

у спеціаліста відділу загально-організаційного забезпечення виконавчого апарату сільської ради – реєструються вхідні документи від підприємств, організацій, установ тощо, які надходять до виконавчого комітету сільської ради, сільського голови, його заступників, секретаря сільської ради, керуючого справами виконавчого комітету; вихідні документи, які підписані на бланках сільської ради, виконавчого комітету сільським головою, секретарем сільської ради, заступниками сільського голови, керуючим справами виконавчого комітету; звернення громадян; документи, що надходять до виконавчого комітету сільської ради, сільського голови, його заступників, секретаря сільської ради, керуючого справами виконавчого комітету від суб’єктів господарювання, фізичних осіб та документи, що створюються у виконавчих органах.

Не підлягають реєстрації такі документи:

• періодичні видання (газети, журнали, бюлетені та ін.);
• зведення погоди;
• телеграми і листи про дозвіл на відрядження та відпустки;
• повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний;
• зведення та інформації, надіслані до відома;
• навчальні плани, програми (копії);
• рекламні повідомлення, плакати тощо;
• вітальні листівки і запрошення;
• форми статистичної звітності;
• внутрішні заяви.

Реєстрації підлягають документи, що мають встановлені реквізити оформлення (найменування або бланк із зазначенням назви установи чи організації, посади особи, яка надіслала (підписала, затвердила) документ, номер і дату документа, адресу, підпис або відбиток печатки, що його замінює).

Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожен документ реєструється тільки один раз:

• вхідні – у день надходження або не пізніше наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час;
• створювані: колегіальних органів – датою прийняття рішення; розпорядження сільського голови, накази виконавчих органів сільської ради – у день підписання.

У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

3.3.5.Для реєстрації всіх документів застосовуються відповідні журнали, а для реєстрації звернень – ще й електронні реєстраційні картки.

3.3.6.Реєстрація всіх вхідних, вихідних і створюваних виконавчим комітетом документів здійснюється у відповідних журналах.

3.3.7.Під час реєстрації документа – в нижньому правому кутку ставиться штамп та надається умовне позначення – реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності.

3.3.8.Заповнення реєстраційно-контрольної картки обліку звернень громадян здійснюється шляхом прямого введення з документа встановленого обов’язкового складу реквізитів: назва виду документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа (дата та індекс надходження документа – для тих, що надійшли); заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; відмітка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документа відповіді).

3.3.9.Доведення до виконавців зареєстрованих документів здійснюється структурним підрозділом або посадовою особою, яка їх зареєструвала.

4.Складання та оформлення службових документів

4.1. Складання документів

4.1.1. Для складання службових документів повинен використовуватися папір форматів А4 (210×297) або А5 (148×210), якщо текст листа не перевищує семи рядків. Також можна використовувати бланки формату А3 (210х297) – для оформлення документів у вигляді таблиць, А6 (105х148) – для резолюцій (доручень).

4.1.2. Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

4.1.3. Усі службові документи повинні оформлятися на бланках. Бланки сільської ради, виконавчого комітету, розпоряджень сільського голови, виконавчих органів сільської ради виготовляються згідно з вимогами Державних стандартів (додатки 1, 2, 3).

4.1.4. Документи, складені на бланках сільської ради та виконавчого комітету, реєструються у  спеціаліста відділу загально-організаційного забезпечення виконавчого апарату сільської ради

4.1.5. Документи повинні мати такі поля:

• ліве – 30мм;
• верхнє – 20мм;
• нижнє – 20мм;
• праве – 10мм.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються не на бланках.

4.1.6. З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання. Винятком є складання протоколів, планів, звітів та узагальнюючих документів.

4.1.7. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень та вживань слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Зміст документа має бути пов’язаний із змістом раніше виданих з даного питання документів.

4.1.8. Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм. Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, нормативних актів.

Як правило, тексти документів (окрім нормативних актів) складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, удругій – висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

Нормативні акти складаються, як правило, з трьох частин: констатуючої (мотивуючої), резолютивної та заключної (покладання контролю). В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину.

Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба розбити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу.

Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в нормативних актах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.

Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об’єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

У таблицях й анкетах, призначених для опрацювання комп’ютером, об’єкти, ознаки та їх показники кодуються.

4.1.9. При оформленні тексту документа слід дотримуватись таких правил:

текст викладати від третьої особи (виконком прийняв рішення..., комісія ухвалила...);

від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні, пояснювальні записки, накази;

не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів;

вживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу:

відповідно до..., у зв’язку з..., згідно з..., з метою..., необхідно для..., в порядку...;

використовувати синтаксичні конструкції типу:

Доводимо до Вашого відома, що..., Нагадуємо Вам, що..., Підтверджуємо з вдячністю..., У порядку надання матеріальної допомоги..., У зв’язку з вказівкою..., Відповідно до попередньої домовленості..., Відповідно до Вашого прохання...;

дієприслівникові звороти на початку речення:

Враховуючи..., Беручи до уваги..., Розглянувши..., Вважаючи...;

використовувати слова, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола громадян;

не використовувати скорочення слів та абревіатури;

використовувати форми ввічливості:

Шановний..., З повагою... .

Тексти набираються на комп’ютері шрифтом Times New Roman розміром 12-14 друкарських пунктів та друкуються на принтері. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8-12 друкарських пунктів для друкування реквізиту «Прізвище виконавця і номер його телефону», виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо. Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив). Використання інших шрифтів не допускається.

4.1.10.На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступні – на чистих аркушах паперу. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані. Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова «сторінка» та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити підписи, на ній має бути не менше двох рядків тексту. У рішеннях та розпорядженнях – не менше 2-х пунктів. Якщо текст рішення чи розпорядження займає одну сторінку повністю, то внизу розміщається підпис сільського голови, а погодження переноситься на тильну сторону сторінки (тільки не текст).

4.1.11.Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на керівників виконавчих органів сільської ради. Особи, які візують документ, несуть відповідальність за його зміст у межах своєї компетенції.

4.2.Оформлення документів.

4.2.1 Службовий документ, що складається у виконавчому комітеті, повинен мати обов’язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення, найменування установи – автора документа, код установи, код форми документа, назву виду документа (не зазначається на листах), дату, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначку про виконання документа і направлення його до справи.

Під час підготовки та оформлення документа склад обов’язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.

4.2.2.Найменування виконавчого органу повинно відповідати найменуванню, зазначеному у положенні про нього. Скорочене найменування вживається тільки у разі, коли воно офіційно зафіксоване у положенні про цей орган. На бланку скорочене найменування розміщується відразу після повного.

4.2.3.Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту. Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися і відповідати на питання „про що?”, „кого?, „чого?”.

Наприклад наказ (про що?) про створення установи; посадова інструкція (кого?); протокол (чого?) засідання комісії. Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим. Заголовок починається з прийменника „Про...”. Він не береться в лапки і після нього крапка не ставиться.

У разі складання документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка.

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

4.3 Датування документів

4.3.1.Усі службові документи підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, – дата його прийняття; для документа, що затверджується, – дата затвердження.

4.3.2.Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Наприклад:

02 квітня 2019 року слід писати: 02.04.2019.

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат з проставлянням нуля в позначенні місяця, якщо він містить одну цифру: 02 квітня 2019 року. Дозволяється вживати слово «рік» у скороченому варіанті «р.»: 02 квітня 2019 р.

4.3.3.Дата на документі проставляється особою, яка його реєструє.

4.3.4.Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

4.3.5.Дата підписання проставляється у лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче від підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

4.4. Індексація документів

4.4.1.Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

4.4.2. Індексація вхідних і створюваних документів складається з порядкових номерів (за необхідністю у межах групи документів), що реєструються, які відповідно до завдань пошуку можуть доповнюватися індексами за номенклатурою справ, виконавців тощо.

4.4.3.Складові частини індексу розміщуються у такому порядку: порядковий реєстраційний номер у межах групи документів, що реєструються, індекси за номенклатурою справ, виконавців тощо.

Індекс спільного нормативно-правового акта повинен складатися з індексів установ, що видали його, які проставляються через дріб. Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою.

4.5. Погодження документів

4.5.1.У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності до законодавства здійснюється погодження проекту документа. Погодження може здійснюватися як у виконавчому комітеті (з посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа) – внутрішнє, так і за її межами – зовнішнє.

4.5.2.Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза включає: найменування посади, особистий підпис, першу букву імені і прізвище особи, яка візує документ. Наприклад:

Начальник юридичного відділу (Підпис) (ініціали, прізвище )

Візи на проектах документів (окрім нормативних актів) проставляються як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша. На проектах нормативних актів візи проставляються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються у виконавчому комітеті.

4.5.3.Посадова особа зобов’язана завізувати документ у дводенний термін з дня його отримання до розгляду.

4.5.4.У випадку незгоди візуючого зі змістом проекту документа і неможливості досягнути згоди з автором він зобов’язаний завізувати його з відповідними зауваженнями. Відмова у візуванні не допускається.

4.5.5.Автор проекту документа зобов’язаний, врахувавши всі зауваження, доопрацювати його. Зауваження можуть залишатися тільки у випадку недосягнення згоди візуючого з автором (у цьому випадку автор письмово викладає свої аргументи щодо незгоди із зауваженнями).

4.5.6.Зауваження і пропозиції до проекту документа можуть викладатися на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:

Назва посади (Підпис) (ініціали, прізвище)

Зауваження і пропозиції додаються.

Зауваження і пропозиції обов’язково доповідаються особі, яка підписує документ.

4.5.7.Проекти нормативних актів виконавчого комітету перевіряються начальником юридичного відділу виконавчого апарату ради   на відповідність їх законодавству і візуються ним на першому примірнику на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша проекту документа.

4.5.8.Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче від підпису на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово «ПОГОДЖЕНО», найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування установи), особистий підпис, погодження, перша буква імені і прізвище, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Перший заступник сільського голови

(Підпис) (ініціали, прізвище ).

4.5.9.Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання

атестаційної комісії

Дата №___

4.6. Засвідчення документів

4.6.1.Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та скріплення печаткою.

4.6.2.Документи підписуються посадовими особами виконавчих органів ради відповідно до їх компетенції. Документи в сільській раді підписуються сільським головою, першим заступником голови, секретарем сільської ради, керуючим справами, старостами старостинських округів відповідно до їх компетенції, встановленої рішеннями ради, та розпорядженням сільського голови про функціональні повноваження,   іншими чинними нормативно-правовими актами та цією Інструкцією.

Документи, що надсилаються до органів влади вищого рівня, обласну державну адміністрацію, обласну раду, правоохоронні та контролюючі органи підписуються сільським головою, першим заступником сільського голови, секретарем сільської ради

Інформація про виконання розпорядження голови облдержадміністрації подається за підписом сільського голови, а також – за підписом першого заступника сільського голови.

Документи, що надсилаються підприємствам, установам, організаціям, громадянам, підписуються керівником установи або його заступниками згідно з розподілом повноважень або керівниками структурних підрозділів відповідно до їх повноважень.

Документи, що стосуються діяльності старостинських округів,підписують старости, а у разі їх відсутності- визначений сільським головою член виконкому. Документи старостинських округів завіряються печатками старостинських округів.

4.6.3.Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку відповідного виконавчого органу), особистого підпису, ініціала імені і прізвища, наприклад:

Перший заступник сільського голови (Підпис) ініціали,прізвище)

Головний бухгалтер (Підпис) (ініціали, прізвище)

4.6.4.У разі надсилання документа одночасно кільком державним органам керівник підписує всі примірники.

4.6.5.Нормативні акти підписуються тільки один раз – це оригінали, які залишаються у справі, а на місця розсилаються засвідчені копії.

4.6.6.Документи підписуються, як правило, однією особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (протоколи, акти, фінансові документи тощо), двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під іншим у послідовності відповідно до посади, наприклад:

Сільський голова (Підпис) (ініціали, прізвище )

Головний бухгалтер (Підпис) (ініціали, прізвище )

4.6.7.Рішення колегіальних органів підписуються особою, яка головувала на засіданні колегіального органу, наприклад:

Голова комісії (Підпис) (ініціали, прізвище )

4.6.8. Проекти розпоряджень з основної діяльності, адміністративно-господарських питань готуються і подаються структурними підрозділами за дорученням голови , заступника голови ради чи за власною ініціативою.

Проекти розпоряджень з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо) готує спеціаліст з кадрової роботи на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників, трудових договорів та інших документів.

Розпорядження сільського голови підлягають обов’язковому візуванню першим заступником, заступниками сільського голови відповідно до функціональних повноважень, керуючим справами виконавчого комітету, а також керівниками структурних підрозділів за підвідомчістю.

Якщо посадова особа, підпис (віза) якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує (візує) особа, яка виконує її обов’язки. При цьому обов’язково зазначається посада особи, яка підписала (завізувала) документ та її прізвище (виправлення вноситься чорнилом або машинописним способом. Наприклад: Виконуючий обов’язки, заступник). Прізвище особи, яка підписала (завізувала) документ, вписується або вдруковується над прізвищем особи, замість якої підпис (віза) проставлений. Не допускається підписання (візування) документа з прийменником «за» або проставлянням косої риски перед найменуванням посади.

У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається «Аркуш погодження», про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:

 

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

 

Назва проекту документа

 

Найменування посади                                 підпис                                 (ініціали,прізвище)

Дата

4.6.9.Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цьому документі.

4.6.10.Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням нормативного акта. Положення, інструкції, правила тощо повинні затверджуватися відповідним нормативним актом сільської ради або її виконавчих органів (рішенням, розпорядженням, наказом).

4.6.11.Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів:

слово «ЗАТВЕРДЖУЮ»;

найменування посади;

підпис, ініціал імені і прізвище особи, яка затвердила документ;

дата затвердження.

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Сільський голова

(Підпис) (ініціали, прізвище )

Дата

 

4.6.12.У разі затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішення виконкому

02 квітня 2019 р. № 122

 

4.6.13.Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

4.6.14.Гербова печатка ставиться на рішеннях сільської ради, рішеннях виконавчого комітету, розпорядженнях сільського голови, положеннях (статутах) установ, договорах, посвідченнях, довіреностях, актах (виконання робіт, списання, експертизи, передачі справ тощо), довідках, гарантійних листах, кошторисах витрат, номенклатурі справ, описах справ, протоколах, реєстрах (чеків, бюджетних доручень), трудових книжках, штатних розписах, спільних документах, виготовлених від імені двох і більше установ, а також на фінансових документах. Затвердження інших документів здійснюється сільською радою та її виконавчими органами на підставі чинних нормативно-правових актів.

Печатка сільської ради або її виконавчих органів (негербова) ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках нормативних актів у разі розсилання. Копії рішень виконавчого комітету та розпоряджень сільського голови затверджуються гербовою печаткою або печаткою «Для документів». Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ або текстову частину документа.

4.7. Адресування документів

4.7.1.Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі.

У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи, їх найменування подаються у називному відмінку, наприклад:

Міністерство юстиції України

Обласна державна адміністрація

Департамент освіти і науки облдержадміністрації

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата – у давальному, наприклад:

Міністерство охорони здоров’я України

Управління справами

Головному спеціалісту

(Прізвище, ініціали)

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування адресата, наприклад:

Начальнику департаменту праці та соціального захисту населення                                       обласної державної адміністрації

(Ініціали, прізвище)

У разі потреби в реквізити «Адресат» можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.

Якщо документ адресується багатьом однорідним виконавчим органам чи організаціям, адресата необхідно зазначити узагальнено, наприклад:

Директорам навчальних закладів Піщанської ОТГ

Керівникам установ культури Піщанської ОТГ

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться.

У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам, складається список на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

4.7.2. До реквізиту «Адресат» може входити адреса.

Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв’язком.

Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Міністерство юстиції України

вул. Городоцького, буд.13,

м. Київ, 01001

У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначається прізвище та ініціали одержувача, а потім вулиця, номер будинку, квартири, населений пункт, район і область, країна призначення (для міжнародних відправлень), наприклад:

Іванченку Петру Семеновичу

вул. Паланкова, буд.7, кв.2,

м. Новомосковськ, 51210

У разі надсилання документа державним органам влади та постійним кореспондентам, їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із завчасно надрукованими адресами.

4.8. Резолюція

4.8.1.Резолюція – це напис на документі, зроблений керівником органу, що містить вказівки щодо виконання документа.

4.8.2.Резолюція складається з таких елементів:

прізвище, ініціали виконавця (виконавців) у давальному відмінку;

зміст доручення;

строк виконання;

особистий підпис керівника;

дата.

У разі, коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена першою, якщо у документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй передається документ та надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

4.8.3.На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається виконавець, підпис автора резолюції, дата.

4.8.4.Як правило, на документі не повинно бути більше однієї резолюції. Інші можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.

Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі, нижче реквізиту «Адресат», паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивки.

У разі, коли документ підлягає поверненню, визначається детальний порядок виконання документа або уточнюються виконавці, резолюція може оформлятися на окремих аркушах або спеціальних бланках із зазначенням реєстраційного індексу і дати документа, якого вона стосується.

4.9. Відмітки про проходження та виконання документів

4.9.1. Під час проходження документа у виконавчому комітеті обов’язково робляться такі помітки:

про надходження (реєстрацію) документа – на нижньому правому полі першого аркуша документа (скорочене найменування установи, дата надходження документа, індекс документа);

про виконання документа і направлення його до справи – у лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці аркуша, наприклад:

До справи №____

Лист-відповідь від 20.03.2019

№ 23

Посада, підпис, ініціали, прізвище

21.03.2019

До справи №____

Питання вирішено позитивно

під час телефонної розмови

04.03.2019

Посада, підпис, ініціали, прізвище

05.03.2019

 

До справи № ____

Прийнято до відома

04.03.2019

Посада, підпис, ініціали, прізвище

05.03.2019

Знімати з контролю виконаний документ може тільки автор резолюції або посадова особа, яка його заміщає.

4.9.2.Відмітка про наявність документа в електронній формі містить повне ім’я файлу і місце зберігання, інші пошукові дані. Її ставлять у центрі нижнього лицьового боку першого аркуша документа, наприклад: c:/viddil/proekt/2012/instr_1.doc

4.9.3.Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа, наприклад:

Єфімова  386142

 

4.10. Оформлення копій документів

4.10.1.Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника відповідного виконавчого органу, його заступників або керівника відповідного структурного підрозділу. Виконавчі органи сільської ради можуть засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в них (це правило не поширюється на підрозділи, у яких зберігаються документи).

Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників, сільська рада та її виконавчі органи можуть виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

4.10.2.Копія документа виготовляється, як правило, засобами множильно-копіювальної техніки, а у випадку відсутності таких – за допомогою комп’ютера. Під час виготовлення копії за допомогою комп’ютера текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка «Копія» проставляється у верхньому правому кутку лицьового боку першого аркуша документа.

4.10.3.Напис про засвідчення документа складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалу імені, прізвища, дати засвідчення копії (за винятком копій нормативних актів, які надаються для виконання) і проставляється нижче реквізиту «Підпис», наприклад:

Згідно з оригіналом

Головний спеціаліст (Підпис) (Ініціали, прізвище)

4.10.4.На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначаються лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення, наприклад:

На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені та візи виконавців; напис про засвідчення документа, завірений печаткою виконавчого органу. Копія документа повинна мати всі направлення, зроблені в оригіналі. На копіях нормативних актів візи не зберігаються.

4.11. Оформлення додатків до документів

4.11.1.Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Про наявність додатків зазначається в тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

4.11.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

додатки, що затверджуються або вводяться в дію нормативними актами (додатки до нормативних актів: положення, інструкції, правила, порядки тощо);

додатки, що пояснюють та/або доповнюють зміст основного документа;

додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

У нормативному акті відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад:

«Розробити і подати на затвердження схему проходження документів у сільській раді та її виконавчих органах за формою, зазначеною у додатку 1»

Додатки до нормативного акта повинні мати відмітку з посиланням на цей нормативний акт, його дату та номер. Відмітка робиться у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад:

Додаток до рішення виконавчого комітету

від 02.04.2019 № 96

У разі наявності кількох додатків, на них зазначаються порядкові номери, наприклад:

Додаток 1, Додаток 2

Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.

4.11.3.Додатки до рішень виконавчого комітету, розпоряджень сільського голови повинні підписуватися керуючим справами виконавчого комітету та візуватись на лицьовому боці останнього аркуша додатка виконавчих органів ради, які готують документ.

4.11.4.Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:

- якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арушах

- якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Довідка про виконання плану робіт за І квартал 2019 року

2. План проведення заходів І квартал 2019 року

- якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:

Додаток: Висновок санітарно-епідеміологічної комісії від 25.12.2018 №12 і додаток до нього, всього на 21 арк.

 - при великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: згідно з описом на 5 арк.

- якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за формою:

Додаток: на 5 аркушах   на першу адресу.

4.12. Вимоги до документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів

4.12.1. Тексти документів друкують через 1-1,5 міжрядкового інтервалу.

4.12.2. Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження», «Відмітка про наявність додатка» , «Гриф погодження» відокремлюються один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу, наприклад:

 

ПОГОДЖЕНО 1,5

Начальник управління 1

Житлово-комунального господарства 2

(Підпис) (Ініціалиі, прізвище) 1,5

Дата

Реквізити документа відокремлюються один від одного через 1,5-3 міжрядкових інтервали.

Назву виду документа друкується великими літерами.

Розшифрування підпису у реквізиті «Підпис» друкується на рівні останнього рядка найменування посади.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) – 73мм (28 друкованих знаків). Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

4.12.7. Під час оформлення документів потрібно дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:

12,5мм – для абзаців у тексті;

92мм – для реквізиту «Адресат»;

104мм – для реквізитів «Гриф затвердження» та «Гриф обмеження доступу до документа»;

125мм – для розшифрування підпису в реквізиті «Підпис»;

0 від межі лівого поля – для реквізитів «Заголовок до тексту», «Текст» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатка», «Прізвище виконавця і номер його телефону», «Відмітка про виконання документа і направлення його до справи», найменування посади у реквізитах «Підпис» та «Гриф погодження», засвідчувального напису «Згідно з оригіналом», а також слів «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «УХВАЛИЛИ», «ПРОПОНУЮ», «ЗОБОВ’ЯЗУЮ».

4.12.8.За наявності кількох грифів затвердження і погодження вони розміщуються на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф – від межі лівого поля; другий – через 104 мм від межі лівого поля.

4.12.9.Якщо у тексті документа міститься посилання на додатки або на документ, що став підставою для його видання, слова «Додаток» і «Підстава» друкуються від межі лівого поля, а текст до них – через один міжрядковий інтервал.

4.12.10. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані. Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова «сторінка» та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується.

4.12.11. Друкований текст перевіряє виконавець.

5. Порядок обробки та відправлення вихідної кореспонденції

5.1.Вихідні документи, які підписані на бланках сільської ради, виконавчого комітету чи сільського голови, реєструються централізовано спеціалістом загально-організаційного відділу в день їх одержання від виконавців або не пізніше наступного робочого дня.

5.2.Вихідні ініціативні документи, які підписують керівники окремих виконавчих органів, реєструються у цих виконавчих органах і повинні бути виготовлені відповідно до Державних стандартів України. Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації.

5.3.Під час приймання від виконавців вихідних документів спеціалістом загально-організаційного відділу обов'язково перевіряється:

• відповідність Державному стандарту України;
• правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;
• наявність і правильність зазначення адреси;
• наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
• наявність віз на копії документа, що залишається у справах установи;
• наявність на документі відмітки про додатки;
• відповідність кількості примірників кількості адресатів.

5.4. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому полі першої сторінки ставиться штамп «Підлягає поверненню».

5.5.Різні документи, що надсилаються одному і тому адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які знаходяться в конверті.

5.6.У разі надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну адресу (поштовий індекс, область, район, місто, вулиця, номер будинку).

5.7.У журналі реєстрації вихідних документів зазначаються номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, у якій буде зберігатися його копія.

5.8. Документи, що доставляються кур'єром, передаються місцевим адресатам під розписку в розносній книзі.

5.9.Оригінали рішень виконавчого комітету, розпоряджень сільського голови, планів, звітів, протоколів тощо залишаються у виконавчому комітеті, який є автором цих документів. В інші установи надсилаються їх завірені копії.

5.10.Документи, виготовлені на ПК, надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах.

6. Організація контролю за виконанням документів

6.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів

6.1.1.Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного і якісного їх виконання.

6.1.2.Контролю підлягають всі документи органів державної влади, органів місцевого самоврядування, сільської ради та її виконавчих органів, звернення громадян та інші зареєстровані у встановленому порядку документи, окрім тих, які носять виключно інформаційний характер або не потребують вчинення виконавчих дій.

6.1.3.Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника та безпосередні виконавці. У разі, коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим.

6.1.4.Безпосередній контроль за виконанням вхідних документів, адресованих сільському голові, його заступникам, секретарю сільської ради, керуючому справами виконавчого комітету, покладається на спеціаліста загально-організаційного відділу,

Контроль за доведенням до виконавців та виконанням нормативних актів сільської ради (рішень сесій) несе  безпосередньо секретар сільської ради,

нормативних актів виконавчого комітету та сільського голови – керуючий справами виконкому.

Контроль за реагуванням на звернення громадян покладається на спеціаліста загально-організаційного відділу. У виконавчих органах сільської ради безпосередній контроль за виконанням документів здійснює керуючий справами виконавчого комітету.

6.1.5.Обов’язки спеціаліста загально-організаційного відділу з контрольованими документами:

• здійснювати щоденний контроль за ходом виконання документів;
• регулярно інформувати керівництво про хід виконання документів;
• вносити резолюції в електронну реєстраційно-контрольну картку звернень громадян (після введення електронної системи обліку документів в дію).

6.1.6.Усі документи, які надходять у виконавчий орган, підлягають їх обов’язковому розгляду керівником цього виконавчого органу або призначеною ним відповідальною особою.

6.2. Терміни виконання документів

6.2.1.Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення терміну виконання. Терміни виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені законодавством.

6.2.2.Документи без зазначення терміну виконання повинні бути виконані не пізніше, як за 30 календарних днів з моменту їх реєстрації в сільській раді, а документи із позначкою «терміново» – протягом 7 робочих днів від дати підписання (для внутрішніх документів) або одержання (для документів, які надійшли у сільську раду та її виконавчі органи ззовні).

6.2.3.Термін виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності – посадової особи, яка виконує її обов’язки.

6.3. Здійснення контролю за виконанням документів

6.3.1. Здійснення контролю за виконанням документів – це забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

6.3.2. Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

• постановку документів (доручень) на контроль;
• перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;
• попередні перевірки і регулювання ходу виконання;
• облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);
• інформування керівника виконавчого комітету про хід та підсумки виконання документів (доручень);
• повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданні колегіальних органів;
• зняття документів з контролю.

6.3.3.Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК) або в журналі контролю. Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери «К» чи слова «Контроль» (від руки або з використанням штампа) на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.

6.3.4.Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або під час проведення перевірки виконавчого органу - виконавця, вносяться до РКК або журналу контролю.

6.3.5.Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспонденту дано відповідь по суті.

6.3.6.Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль. При цьому на документі і РКК чи журналові контролю робиться помітка про виконання документа та зняття з контролю.  

6.3.7.Усі документи після їх розгляду і вирішення повертаються до загально-організаційного відділу керівника. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.

6.4. Здійснення контролю за виконанням нормативних актів

6.4.1.Контроль за виконанням нормативних актів виконавчого комітету, сільського голови здійснює керуючий справами виконкому.

6.4.2.Основним завданням контролю за виконанням рішень виконавчого комітету, розпоряджень сільського голови є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

6.4.3.Обов’язковому контролю підлягають нормативні акти, у яких визначено завдання і питання, що потребують вирішення.

6.4.4.Відповідальність за виконання нормативних актів несуть посадові особи, визначені у цих документах. Якщо виконання документа покладається на кількох посадових осіб, відповідальною за організацію виконання є посадова особа, зазначена першою. У разі невиконання нормативних актів у зазначені терміни без поважних причин, посадові особи, відповідальні за виконання, притягаються до відповідальності у встановленому порядку.

6.4.5.Безпосередній контроль за термінами виконання нормативних актів у виконавчих органах ради здійснюється працівниками  загально-організаційного відділу.

6.4.6. Для виконання нормативних актів встановлюються спеціальні терміни.

6.4.7. Якщо термін виконання не визначено, документ повинен бути виконаний не пізніше, як за 30 календарних днів від дати прийняття цього документа.

6.4.8.Термін виконання нормативного акта може бути змінений тільки органом чи посадовою особою, які видали цей нормативний акт.

6.4.9.У разі невиконання нормативних актів або окремих їх пунктів у визначені терміни відповідальні за виконання повинні повідомляти не пізніше, як за 3 робочих дні посадових осіб, на яких покладено контроль за виконанням, та виконавчий орган, який здійснює контроль за виконанням нормативних актів, вказуючи об’єктивні причини невиконання та реальні терміни виконання.

6.4.10.Контроль за виконанням нормативних актів складається з таких видів робіт:

• постановки нормативних актів на контроль, внесення їх у контрольну папку;
• збору інформації та аналізу і узагальнення стану виконання документів у зазначені терміни;
• перевірки вчасного подання планових питань на засідання виконавчого комітету відповідно до перспективних планів роботи виконавчого комітету та звітів про виконання протокольних доручень, даних на засіданні виконавчого комітету;
• інформування керівництва сільської ради про стан виконання нормативних актів, внесення пропозицій про продовження термінів виконання;
• внесення у порядок денний звітів керівників виконавчих органів про невиконання нормативних актів.

6.4.11.Для зняття з контролю нормативного акта виконавчого комітету або сільського голови посадова особа, відповідальна за його виконання, подає за погодженням (у формі резолюції) відповідальної за контроль посадової особи інформацію про виконання нормативного акта та пропозицію про зняття його з контролю.

6.4.12.Нормативні акти (рішення виконавчого комітету, розпорядження сільського голови) вважаються знятими з контролю лише після виконання всіх поставлених завдань. Підставою для зняття є наявність письмової інформації про їх виконання.

6.4.13.Інформація про зняття нормативних актів з контролю вноситься в папку «Документи, які зняті з контролю».

6.4.14.Сформовані контрольні папки знятих з контролю нормативних актів виконавчого комітету або сільського голови разом з відповідними документами про їх зняття з контролю підшиваються і зберігаються в загально-організаційному відділі.

6.4.15. Знімаються з контролю: рішення виконавчого комітету – виконавчим комітетом; розпорядження сільського голови – сільським головою; нормативні акти виконавчих органів – керівниками цих виконавчих органів.

7. Складання номенклатури і формування справ

7.1. Складання номенклатури справ

7.1.1.Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві виконавчого комітету, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

7.1.2.Номенклатура справ є обов'язковим для виконавчого комітету документом, який складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

7.1.3.Види номенклатури справ: типова, примірна та індивідуальна.

Типова номенклатура справ встановлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації і є нормативним актом.

Примірна номенклатура справ встановлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.

Типові і примірні номенклатури справ розробляються органами вищого рівня для мережі організацій, що належать до сфери управління установи, і використовуються ними як методичні посібники під час складання індивідуальної номенклатури справ.
7.1.4.Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ виконавчі органи повинні мати індивідуальну номенклатуру справ. Як правило, індивідуальна номенклатура справ виконавчих органів складається з номенклатури справ окремих структурних підрозділів.

7.1.5.Номенклатура справ розробляється посадовою особою, відповідальною за діловодство, із залученням фахівців, підписується керівником виконавчого органу після обов'язкового погодження у встановленому порядку з архівним відділом Новомосковської райдержадміністрації.

7.1.6.Номенклатура справ складається на підставі вивчення документів з усіх питань діяльності виконавчого органу.

Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.

Розміщення справ у номенклатурі виконавчого органу повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що
включає документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації виконавчих органів (розпорядження, рішення, накази тощо), планово-звітна документація і листування. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.

Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекс справи виконавчого органу складається з індексу виконавчого органу (за штатним розписом) та порядкового номера в межах підрозділу. У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.

7.1.10.Номенклатура справ складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких обов'язково заповнюються грифи погодження з   експертною комісією (ЕК) виконавчим органом і експертно-перевірною комісією (ЕПК) архівної установи:

• перший примірник - недоторканний, зберігається у виконавчому органі;
• другий примірник передається в районний архівний відділ;
• третій примірник використовується для формування справ і пошуків потрібного документа;
• четвертий примірник передається в обласний державний архів.

7.1.11.Виконавчий комітет складає номенклатуру справ, використовуючи положення про виконавчі органи сільської ради; штатні розписи; типові чи примірні номенклатури; номенклатури та описи справ за минулі роки; класифікатори документів і кореспондентів, що ведуться у виконавчому комітеті; типові та відомчі переліки документів із зазначенням строків зберігання документів, а також враховуються завдання виконавчих органів на наступний рік.

7.1.12.Під час складання номенклатури справ використовується структурний принцип її внутрішньої побудови. Підзаголовком у такій номенклатурі справ є найменування структурного підрозділу.

7.1.13.До номенклатури справ включаються найменування справ, що відображають всі документовані ділянки роботи виконавчих органів.

7.1.14.До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, експрес-інформація тощо.

7.1.15.Номенклатура справ виконавчих органів після її остаточного доопрацювання погоджується з ЕК виконавчого органу за висновками архівного підрозділу та передається на погодження в експертно-перевірну комісію (ЕПК) Державного архіву області, після чого затверджується.

7.1.16.Уноменклатурі справ виконавчого органу протягом діловодного року
в графі «Примітка» робляться відмітки про заведення і включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в обласний архів для їх продовження тощо.

7.1.17.У кінці діловодного року номенклатура справ виконавчого органу обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за діловодство у виконавчому органі. Про наявність заведених за рік справ повідомляється в районний архівний відділ.

7.1.18.Номенклатура справ щорічно (не пізніше 15 грудня) переглядається, аналізується і уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ передруковується і затверджується керівником виконавчого органу.

Номенклатура підлягає повторному перескладанню і перепогодженню з ЕПК архівної установи один раз на п’ять років або у разі змін у структурі, функціях і характері роботи виконавчого комітету сільської ради.

Відповідальність за своєчасне складання, погодження номенклатури справ виконавчих органів покладаються на керівників виконавчих органів сільської ради.

7.2. Формування справ

7.2.1.Формування справ – це групування виконавчих документів у справи відповідно до номенклатури справ.

7.2.2. Під час формування справ слід дотримуватись таких правил:

• групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;
• групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом усього часу роботи особи в установі;
• групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання.
  

Як виняток, документи постійного і тимчасового строків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи в архівний підрозділ установи документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою:

• в одній справі документи постійного, в іншій - документи тимчасового терміну зберігання;
• включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в логічній послідовності;
• якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру справ;
• документи, створені за допомогою ПК, групуються у справи на загальних підставах;
• справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40мм завтовшки).

7.2.3.Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.

7.2.4.Нормативні акти разом з додатками групуються у справи за їх характером і хронологією. Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені нормативними актами, є додатками до них і розміщуються із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи. Розпорядження, накази з основної діяльності, щодо особового складу, про надання відпустки та відрядження групуються у різні справи.

7.2.5.Доручення державних органів і документи, пов’язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності виконавчого комітету. При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень.

7.2.6.Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.

7.2.7.Листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.

7.2.8.Документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження у такій послідовності: внутрішній опис документів, включених до справи; заява про прийняття на роботу; направлення або подання; особовий листок обліку кадрів; автобіографія, документи про освіту, витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення; доповнення до особового листка обліку кадрів; доповнення до особового листка про заохочення; довідки та інші документи.

Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.

Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не включаються у зв'язку із внесенням відомостей про це у доповнення до особового листка обліку кадрів.

7.2.9.Особові рахунки працівників та інші подібні документи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку.

7.3. Оперативне зберігання документів

7.3.1.Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архів зберігаються за місцем їх формування у справах. З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

7.3.2.У разі зберігання справ у виконавчих органах схоронність документів і справ забезпечується керівниками виконавчих органів і посадовими особами, відповідальними за діловодство.

7.3.3.З метою забезпечення схоронності документів справи повинні зберігатися у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.

7.3.4. Фонограми засідань колегіального органу (у випадку запису засідань) зберігаються у порядку, встановленому для протоколів та рішень з відміткою про дату засідання і час запису.

7.3.5.Виносити із службових приміщень виконавчих органів сільської ради документи забороняється.

7.3.6.Вилучення документа зі справи постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу керівника виконавчого органу з обов’язковим залишенням у справі завіреної копії документа.

7.4. Керівництво та контроль за формуванням справ

Методичне керівництво і контроль за складанням номенклатури справ, за формуванням справ та операційним зберіганням документів у міській раді, її виконавчих органах здійснюється спеціалістом міської ради з питань організаційно-кадрової роботи.

8. Підготовка справ до зберігання та використання

8.1.Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 5 років) строків зберігання повинні здаватися в районний архівний відділ для наступного зберігання та використання.

8.2.Підготовка документів до передачі в архів включає:

• експертизу цінності документів;
• оформлення справ;
• складання описів справ;
• передачу справ до архіву.

8.3.Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх на державне зберігання.

8.4.Для організації та проведення експертизи цінності документів в сільській раді, її виконавчих органах створюються постійно діючі експертні комісії (ЕК), які діють на підставі положення про експертну комісію.

8.5.Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатури справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням строків зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тривалого термінів зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

8.6.Виділення документів для знищення і складання про це акта провадиться після підготовки описів справ постійного і тривалого строків зберігання за цей же період; акти про виділення документів для знищення, що не підлягають зберіганню, розглядаються на засіданнях ЕК одночасно з описами справ. Акти затверджуються керівником виконавчого органу після затвердження описів справ постійного зберігання експертно-перевірною комісією (ЕПК) архівної установи.

8.7.Після затвердження акта про виділення документів для знищення та за погодженням з архівним відділом зазначені документи здаються підприємствам із заготівлі вторинної сировини.

8.8.Документи установи групуються у справи після закінчення діловодного року. Справи постійного і тривалого строків зберігання підлягають такому оформленню:

• підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі;
• складання підсумкового напису;
• складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів; 
• оформлення обкладинки справи.

8.9.Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не провадиться.

8.10.Окремі групи справ постійного строку зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, розпорядженнями, наказами, рішеннями тощо), повинні мати внутрішній опис документів у справі. Опис розміщується на початку справи і містить зазначення індексів документів у справі, їх короткий зміст, дату і номери аркушів у справі.

8.11.Обкладинка справ постійного і тривалого строків зберігання оформляється за встановленою формою.

8.12.Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності тощо).

8.13.Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: «є документи за ... роки».

8.14.На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати вказується число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.

8.15.На обкладинці справи проставляється номер справи за описом і, за погодженням з архівним відділом, номер опису і фонду.

8.16.У разі зміни назви виконавчого органу протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншого виконавчого органу на обкладинці зазначається нова назва виконавчого органу.

8.17.Написи на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або за допомогою комп’ютера.

8.18.За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу.

8.19.Описи справ, зазначених у пункті 8.18 цієї Інструкції категорій, складаються за встановленою формою.

8.20.Описи справ виконавчого органу складаються посадовою особою, відповідальною за стан діловодства у виконавчому органі, при методичній допомозі архівного відділу.

8.21.Опис справ структурного підрозділу складається з дотримання таких правил:

• графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи. Опис на справи тривалого строку зберігання повинен мати додаткову графу «Строк зберігання, стаття за переліком»;
• графа опису «Примітка» використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим виконавчим органом, про наявність копій тощо;
• систематизація справ виконавчого органу, що включаються до опису, повинна відповідати систематизації за номенклатурою справ як виконавчого органу, так і сільської ради в цілому;
• кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;
• у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);
• справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.

8.22.Описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ). У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені діловодством року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися діловодством, зазначається:

«Документи з цього питання див. також у розділі за _____рік, N ____».

8.23.Опис справ постійного строку зберігання виконавчого органу складається у чотирьох примірниках і підлягає обов’язковому затвердженню ЕПК обласного державного архіву через два роки після завершення справ у діловодстві. Для затвердження до обласного державного архіву надсилаються всі чотири примірники описів, один з яких після затвердження залишається в обласному державному архіві, а решта повертається виконавчому органу сільської ради. Відповідно до затверджених описів міська рада та її виконавчі органи зобов’язані передавати справи до районного архіву у встановлені терміни.

8.24.Зведені описи справ тривалого строку зберігання складаються у двох примірниках і оформляються так, як і описи на справи постійного зберігання. Описи справ тривалого строку зберігання державним архівом не затверджуються.

8.25.Закінчені діловодством справи постійного і тривалого строків зберігання разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи передаються  у загально-організаційний відділ   через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 2017 рік передаються в архівний відділ у 2020 році).

8.26.Прийом (передача) кожної справи здійснюється  спеціалістом загально-організаційного  відділу   в присутності працівника, який передає справу, лише після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного упорядкування та оформлення. Справи постійного і тривалого строку зберігання передаються до  загально-організаційного відділу  за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться помітка про її наявність. У кінці кожного примірника опису спеціаліст загально-організаційного  відділу  розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до архіву справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається виконавчому органу, усі інші залишаються в загально-організаційному  відділі.  

8.27.Справи передаються до загально-організаційного  відділу  оформлені належним чином.

Керуючий справами виконкому                                                                                                  В.С.Деревчук 

Додаток 1

до Інструкції з діловодства

Бланк рішення сесії:

 

У К Р А Ї Н А

МІСЦЕВЕ САМОВРЯДУВАННЯ

ПІЩАНСЬКА СІЛЬСЬКА РАДА

Новомосковського району Дніпропетровської області

Сьоме скликання

Одинадцята  сесія

 

 

Р І Ш Е Н Н Я

 

«___»_______ 2019року                                                                              

№  9-11/VІІ

Додаток 2

до Інструкції з діловодства

Бланк рішення виконкому:

 

 

У К Р А Ї Н А

МІСЦЕВЕ САМОВРЯДУВАННЯ

ПІЩАНСЬКА СІЛЬСЬКА РАДА

Новомосковського району Дніпропетровської області

Виконавчий комітет 

 Р І Ш Е Н Н Я 

 

18 грудня 2018 року                                                                                  

№ 1

Додаток 3

до Інструкції з діловодства

Бланк розпорядження голови:

 

У К Р А Ї Н А

МІСЦЕВЕ САМОВРЯДУВАННЯ

ПІЩАНСЬКА СІЛЬСЬКА РАДА                                                            Новомосковського району Дніпропетровської області

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

Сільського голови

                                                                     

9 листопада 2018  року                                                                                  № 10-а

Додаток 4

до Інструкції з діловодства

Бланк листа:

У К Р А Ї Н А

МІСЦЕВЕ   САМОВРЯДУВАННЯ

ПІЩАНСЬКА  СІЛЬСЬКА  РАДА

вул. Центральна, 4, с. Піщанка, Новомосковський р-н, Дніпропетровська обл., 51283, тел.: 386-142,

факс: (0569) 386-142, e-mail: info@pishchanska.otg.dp.gov.ua, код: 04338836              

____________________________________________________________________________________________________________________________________________ 

 

______________ № ____________

На № __________від___________